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Planejamento: o que está por trás da gestão de projetos

O planejamento é um dos pontos mais importantes de um projeto e aqui não seria diferente. Ou seja, você vai precisar separar cada uma das etapas e entender se tem tudo o que precisa. Portanto, é necessário: Definir custos; Montar uma equipe; Criar um cronograma, entre outros. A partir desses três itens, você tem as […]

Data

6 de agosto de 2021

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Autor

Mário Trentim

O planejamento é um dos pontos mais importantes de um projeto e aqui não seria diferente.

Ou seja, você vai precisar separar cada uma das etapas e entender se tem tudo o que precisa.

Portanto, é necessário:

  • Definir custos;
  • Montar uma equipe;
  • Criar um cronograma, entre outros.

A partir desses três itens, você tem as suas chances aumentadas para que o projeto traga os melhores resultados.

Além disso, um bom planejamento ajuda os envolvidos a evitar ou mesmo a mitigar riscos e alinha o trabalho das equipes.

Abaixo irei dar maiores detalhes sobre o tema.

Planejamento – Como realizar bem a gestão de projetos

#1 – Defina os objetivos do projeto:

Para que o projeto seja bem trabalho é essencial que os objetivos do cliente sejam conhecidos por todos da equipe.

Assim, vai ficar muito mais fácil colocar todos na mesma página e compreender a importância da execução de cada etapa.

Entretanto, esse é um momento de atenção também, para que você não fique buscando por metas que não poderão ser alcançadas, seja por:

  • Tamanho do orçamento;
  • Tempo determinado;
  • Necessidade de uma equipe maior.

Metas inalcançáveis planejadas pode fazer com que a sua equipe não entregue o que é necessário e frustre a todos.

Portanto, foque em objetivos realistas e desafiadores, que toda a sua equipe realmente possa alcançar.

#2 – Planejamento – Crie o escopo:

Depois de definir as metas do projeto, chegou o momento do criar o escopo.

Assim, nessa etapa é preciso definir todo o trabalho que vai ser necessário para realizar o projeto.

Além disso, aqui você vai precisar fornecer todos os passos importantes para montar o EAP e o cronograma, que falarei sobre eles mais abaixo.

Algumas informações que você pode colocar aqui são:

  • Critérios de avaliação das empregas;
  • Prioridades;
  • Responsáveis por cada tarefas, entre outros.

Essa é uma etapa que pode ser dividida em duas, para que você possa fazer da melhor maneira possível:

Escopo do produto:

No escopo do projeto você vai precisar reunir todas as características do projeto, ou seja, tudo o que precisa ter.

Documentar esse passo é importante para que possa alinhar o projeto ao que realmente foi pedido para ser realizado.

Escopo do projeto:

Já quando você for realizar o escopo do projeto você deve detalhar tudo o que vai precisar ser feito para concluir o trabalho da melhor maneira possível.

Assim, com todos esses dados em mãos fica muito mais simples:

  • Criar um cronograma completo;
  • Buscar pelos recursos necessário antes do projeto iniciar.

#3 – Crie uma EAP:

A Estrutura Analítica de Projeto – EAP é uma representação gráfica e hierárquica do trabalho necessário para poder realizar um projeto.

Nesse caso, é como se você fosse criar um detalhamento maior do escopo, por exemplo.

Você consegue montar uma EAP de quatro maneiras diferentes, são elas:

  • Fases: Considera as fases do ciclo da vida do projeto;
  • Entregas: Considera os produtos do projeto;
  • Subprojeto: Considera os pequenos projetos que estão compondo o projeto;
  • Híbrida: Considera diversos aspectos do projeto ao mesmo tempo.

A EAP tem como foco facilitar o gerenciamento do projeto e ajuda a visualizar as principais etapas até chegar ao resultado final.

Além disso, é possível ter um controle maior sobre os materiais usados.

#4 – Identifique os riscos:

Quando você decide iniciar a execução de um projeto, você precisa ter consciência dos principais riscos que estão associados a eles.

Assim, a sua equipe consegue lidar melhor com imprevistos da melhor forma possível.

O que muita gente ainda não sabe é que o risco pode vir a ser positivo ou negativo, onde se gera ameaça ou oportunidade.

Se você tem uma empresa de empreiteira, por exemplo, e vai construir o prédio, pode acontecer de um risco negativo ser chuva além do esperado, mas, como um risco positivo vem a produtividade acima da média da equipe e finalizar antes da data prevista.

Assim, analise bem os riscos do seu projeto, pois, eles podem ajudar a sua equipe a priorizar a criação de algumas medidas preventivas, dependendo das probabilidades de os riscos acontecerem.

#5 – Gerencie os recursos:

Ao falar dos recursos de um determinado projeto, é essencial pensar nos materiais necessários assim como nas pessoas que estão envolvidas.

Os materiais necessários comtemplam tudo o que está ligado a execução do projeto.

Além disso, você pode considerar quanto tempo cada pessoa precisa para executar a sua etapa no projeto, por exemplo.

Portanto, a sua empresa precisa providenciar capacitações àqueles que precisam, além de incluir o tempo aos treinamentos se for necessário.

#6 – Monte um orçamento:

Agora que você tem todos os recursos necessários para executar o projeto, está na hora de montar um orçamento.

Comece então calculando o custo de cada recurso em relação a quanto a empresa vai precisar gastar.

Para executar o projeto bem, é importante que a gestão de recursos tenha sido feita corretamente.

Essas práticas evitam gastos desnecessários e garantem que todos os recursos estejam disponíveis para serem utilizados.

#7 – Planejamento – Elabore bem o seu cronograma:

Por fim, é importante que o projeto tenha uma data estimada para ser entregue e para isso é necessário o CRONOGRAMA.

De maneira bem simples, o cronograma é uma linha do tempo onde é criado um prazo para que cada etapa seja executada.

Assim, cada tempo vai estar de acordo com o tamanho da dificuldade para executar cada uma das tarefas.

Além disso, ele considera os recursos que serão necessários para que executar o projeto e quem deve se envolver.

Ou seja, o seu cronograma pode servir como um ótimo parâmetro de sucesso, já que se houver um atraso nas entregas, podemos concluir que alguma coisa no projeto deu errado.

Assim, se baseando no que você definiu no escopo do projeto, o cronograma organiza a sequência das tarefas e estima o tempo necessário para realizá-las.

Além disso, é essencial atribuir essas tarefas para quem é responsável por elas, assim, diante de algum atraso, você consegue saber onde está ele.

Por fim, com um cronograma, monitorar o processo da execução do projeto vai ser muito mais simples.

Depois desse post, espero que você tenha compreendido a importância do planejamento para o desenvolvimento de um projeto, principalmente para manter a gestão adequada.

Caso tenha ficado alguma dúvida sobre o tema, deixe uma mensagem no espaço dos comentários para que eu possa lhe ajudar.

Grande abraço e te espero no meu próximo post.

Gestão de Projetos com Mário Trentim

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