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Iniciação da gestão de projetos, como fazer?

A iniciação da gestão de projetos passa por diversas etapas e, portanto, entender sobre elas é essencial para que você possa obter sucesso. Portanto, aqui nesse post, irei falar tudo o que você precisa saber sobre o tema e claro, falarei em detalhes sobre para que tenha a chance de colocar em prática. Boa leitura! […]

Data

9 de agosto de 2021

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Autor

Mário Trentim

A iniciação da gestão de projetos passa por diversas etapas e, portanto, entender sobre elas é essencial para que você possa obter sucesso.

Portanto, aqui nesse post, irei falar tudo o que você precisa saber sobre o tema e claro, falarei em detalhes sobre para que tenha a chance de colocar em prática.

Boa leitura!

Iniciação da gestão de projetos – Descubra tudo sobre

Na etapa inicial do projeto é necessário realizar um apanhado geral sobre o projeto.

Assim, a ideia central aqui é buscar saber quais são os seus principais objetivos e o que deve e também não deve ser feito para alcançá-los.

O ideal é sempre realizar um estudo de viabilidade do projeto, levando sempre em consideração a:

  • Prioridade da demanda;
  • Disponibilidade de recursos;
  • Viabilidade técnica;
  • O impacto ambiental;
  • Retorno a ser gerado.

– Iniciação da gestão de projetos – Criação do business case do projeto:

Uma dica é o gerente de projetos desenvolver algo que podemos chamar de business case, que é um documento apresentado para atestar a viabilidade do projeto.

Assim, aqui nesse caso, é necessário conseguir a aprovação de outros integrantes do corpo da equipe e conseguir a aprovação de outros integrantes, seja os investidores ou não.

Entretanto, para isso acontece o gerente de projetos deve perguntas aos patrocinadores e aos stakeholders:

  • Qual será o problema deve resolver;
  • Quais são os objetivos estratégicos do projeto?
  • Quais são os requisitos básicos para o projeto?
  • O que não deve fazer parte do projeto?
  • Qual será o ROI do projeto?

Portanto, depois de acontecer a conversa, o gerente vai formular um documento ou mesmo uma apresentação menos formal, que apresente todas as respostas que são mais relevantes.

Assim, com esse projeto já aprovado, pode seguir para finalmente a formulação do Termo de Abertura do Projeto, onde falarei mais sobre ele abaixo.

O que é o Termo de Abertura do Projeto?

O Termo de Abertura de projeto é um dos documentos que faz parte do clico de vida de um projeto.

Assim como o nome diz, é aquele documento que formaliza o início do projeto, onde é formalizado a aprovação.

Todas as etapas do projeto é importante, desde o seu início onde envolve a definição de:

  • Escopo;
  • Cronograma do projeto;
  • Orçamento;
  • Riscos;
  • Definição de equipe;
  • Entrega do projeto.

Mas, a parte do início também é fundamental e o Termo de Abertura está longe de ser uma mera formalidade, mas sim, essencial.

Portanto, saiba que ele tem uma importância muito maior do que muitos pensam.

Essa é como a identidade do projeto, o que vai credenciá-lo a existir e assim anunciar de maneira formal o projeto dentro da empresa.

O que deve constar no termo de abertura?

No Termo de Abertura irá constar os objetivos e benefícios do projeto, além de:

  • Estudo de viabilidade;
  • Restrições de prazo e orçamento;
  • Os entregáveis em nível macro;
  • Eventuais características dos produtos descritas pelo solicitante;
  • O nome do gerente do projeto que tocará o projeto;
  • Assinatura de um Sponsor.

Além disso, é essencial que conste marcos de etapa, que são todas as entregas que são consideradas importantes do projeto e a equipe deve atuar no detalhes do planejamento do projeto.

Outro ponto importante que você precisa saber é que é a partir do termo de abertura do projeto que o gerente de projeto ganha a autoridade que ele precisa para aplicar todos os recursos organizacionais e assim destacar algumas pessoas para executar o projeto.

Como você pode elaborar o Termo de Abertura?

Teoricamente o termo de abertura de um projeto precisa ser elaborado pelo Sponsor, que é o patrocinador do projeto.

Como você pode ter notado, eu disse TEORICAMENTE.

Assim, na prática, quem costuma realizar é o gerente de projetos e algumas vezes ele atua em conjunto com o sponsor.

Entretanto, a assinatura final é sempre única e fica sobre a responsabilidade do patrocinador.

A realização em conjunto entre o sponsor e o gerente de projetos do Termo de Abertura vai agregar ainda mais valor se ambos conseguirem criar um documento com o máximo de informação necessária para a realização do projeto.

Não se esqueça que o documento não é uma simples ficha de inscrição, como se fosse um Check in em um hotel, mas sim um documento essencial.

O que você pode colocar no seu Termo de Abertura?

Justificação do seu projeto:

Aqui você deve justificar o porquê o projeto deve ser feito, ou seja, quais são os problemas que existem que irão justificar o nascimento desse projeto.

Iniciação da gestão de projetos – Objetivos:

Agora você deve colocar o que a empresa pretende obter com esse projeto.

Assim, o ideal é que você escreva aqui dentro da forma SMART que nada mais é do que um sistema:

  • Específico;
  • Mensurável;
  • Atingível;
  • Realista em um prazo.

Um exemplo que posso lhe dar é: “Aumentar as vendas do produto A em 30% em um prazo de seis meses depois que o projeto foi finalizado.

Produtos e principais requisitos necessários:

O produto é o que você vai entregar quando o projeto for finalmente concluído e os requisitos são as características dos produtos que o projeto precisa atender.

Marcos:

Os marcos são os momentos mais importantes do projeto, ou seja, as entregas mais importantes para a execução do projeto.

Iniciação da gestão de projeto – Premissas:

Essas são algumas suposições que você acredita que são verdadeiras para o projeto.

Por exemplo: “Será criado um evento sem cobertura, supondo que não vai chover no dia”.

Equipe:

Bom, está na hora de falar dos profissionais, que são as pessoas que terão que ser envolvidas no projeto na etapa de planejamento.

Restrições necessárias:

Aqui você precisa colocar os limites que já são conhecidos e impactarão no projeto em termos de prazo e também de orçamento.

Riscos:

Antes de finalizar você precisa mapear os riscos, que são muito importantes, principalmente sobre o ponto de vista do negócio.

Iniciação da gestão de projeto – Orçamento do projeto:

Portanto, a última etapa está ligada a definir os custos que o projeto vai precisar para o projeto ser implementado.

Depois desse post, espero que você tenha compreendido tudo o que precisa sobre a iniciação da gestão de projetos.

Caso tenha ficado com alguma dúvida sobre o tema, deixe uma mensagem no espaço dos comentários para que eu possa lhe ajudar.

Grande abraço e até o próximo post.

Gestão de Projetos com Mário Trentim

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