Gestão de projetos: definição e fases

Está buscando entender o que é gestão de projetos e como ele pode te ajudar a alcançar as metas da sua empresa ou mesmo do seu cliente? Esse post é para você.  Através deste post darei todos os detalhes que precisa para compreender o que significa gestão de projetos e como você pode começar a […]

Data

2 de agosto de 2021

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Autor

Mário Trentim

Está buscando entender o que é gestão de projetos e como ele pode te ajudar a alcançar as metas da sua empresa ou mesmo do seu cliente? Esse post é para você. 

Através deste post darei todos os detalhes que precisa para compreender o que significa gestão de projetos e como você pode começar a colocá-lo em prática hoje mesmo. 

Boa leitura! 

O que é gestão de projetos? 

 A gestão de projetos é uma maneira de executar um projeto a partir de algumas etapas que incluem: 

  • Planejamento; 
  • Execução; 
  • Monitoramento; 
  • Controle; 
  • Finalização. 

Para isso é necessário passar por algumas etapas, incluindo: 

  • Elaborar e detalhar o escopo; 
  • Organização dos recursos humanos, financeiros e materiais; 
  • Montagem do cronograma; 
  • Registro de custos; 
  • Monitoramento dos riscos ligados ao projeto, entre outros. 

O legal é que não existe gestão de projetos voltados somente para as empresas, mas sim para outros setores como: 

  • Sociais, que foca em melhorar a qualidade de vida das pessoas; 
  • Culturais, que foca em levar manifestações artísticas para um grupo de pessoa; 
  • Pesquisa, esclarece tudo da pesquisa, desde o que será pesquisado até resultados; 
  • Empresariais, utilizado para criar oportunidades para um empreendimento; 
  • Pessoais, como criar uma viagem. 

O que é o ciclo de vida de um projeto? 

O ciclo de vida de um projeto é a divisão que acontece da gestão em diversas fases pelas quais ele deve passar, desde o seu início até o final. 

Assim, em cada etapa, o projeto pode acabar sofrendo por alguns incrementos e alterações em determinadas atividades. 

Além disso, o ciclo é uma ótima maneira de apresentar para os membros onde o projeto se encontra. 

Assim, a cada uma das fases de um projeto, as atividades estão ligadas de maneira lógica, sendo que a conclusão, onde cada uma dessas etapas estão ligadas a uma entrega. 

Fases do ciclo de vida em projetos 

Todo projeto precisa passar por diversas fases de desenvolvimento. 

Assim, ter uma compreensão melhor dessas etapas vai lhe ajudar a manter o controle com maior assertividade do que estão fazendo. 

Além disso, fica mais simples organizar a equipe e alocarem os recursos corretamente. 

Fase inicial: 

A fase inicial contempla os processos que irão ajudar a definir um novo projeto ou uma nova fase de um projeto. 

Assim, seu objetivo é identificar e alinhar as expectativas dos interessados. 

Além disso, é preciso elaborar a versão preliminar do escopo e estimar os primeiros: 

  • Custos; 
  • Recursos; 
  • Cronograma. 

É através da fase inicial que é deito também o Termo de Abertura do Projeto. 

O Termo de Abertura do Projeto visa assegurar que sejam autorizados os projetos que estejam de acordo com a organização e suas estratégias. 

Gestão de Projetos – Planejamento: 

Na fase do planejamento, cada um dos elementos do projeto passa a ser submetido a uma avaliação sistemática, para que assim aconteça uma divisão maior em áreas de trabalho. 

Depois, será feito um planejamento com base no tempo, nos recursos e custos, o que é essencial já que esses itens irão permanecer na fase de execução. 

Portanto, você deve começar a criar um plano de projeto, identificando qual é o cronograma e as tarefas que podem ser realizas, assim como restrições. 

Além disso, é necessário elaborar um bom diagrama de fluxo de trabalho, visualizando todos os projetos para poder garantir que os membros entenda todas as funções necessárias. 

Outro ponto que vai precisar de atenção é estimar qual será o orçamento e criar um plano financeiro, utilizando estimativas de custos para que saiba o quanto deve gastar. 

Por fim, temos mais três itens que são fundamentais, como: 

– Reunir todos os recursos, construindo uma equipe mais funcional, garantindo com que todos tenham as melhores ferramentas para concluir suas tarefas. 

– Antecipe todos os possíveis riscos, identificando os problemas que podem atrapalhar o cronograma. 

– Realize uma reunião inicial do projeto, descrevendo o projeto para que todos possam começar a trabalhar. 

Execução: 

Depois que o plano está muito bem detalhado e é apresentado para aprovação e financiamento de organizações, chegamos à execução. 

Durante esse processo, é essencial que o trabalho além de implementado seja monitorado, fazendo com que cada uma das etapas sejam muito bem avaliadas em relação as etapas do plano que foram aprovadas. 

Assim, existem algumas coisas que você precisa focar e são elas: 

– Criar tarefas e organizar os fluxos de trabalhos, garantindo assim que os colaboradores não fiquem muito sobrecarregados. 

– Instruir todos os membros da equipe sobre as tarefas, explicando em detalhes e oferecendo a orientação necessária sobre como elas precisam ser concluídas. 

– Se comunique com os membros da equipe, clientes e alta gerência, fornecendo as mais diversas atualizações para as partes interessadas do projeto. 

– Monitore sempre a qualidade do trabalho, certificando-se que os membros cumpram os seus objetivos de tempo e claro, de qualidade para as tarefas. 

– Gerencie muito bem o seu orçamento, monitorando os gastos e mantendo o projeto sobre controle. 

Gestão de Projetos – Fase final: 

Por fim, temos a última fase, que é o encerramento e a desmobilização, em que os recursos passam a ser retribuídos. 

Assim, a ideia é que o projeto seja entregue e a revisão pós-projeto seja realiza. 

Claro, tudo isso precisa ser feito com base na eficiência e no desempenho. 

Portanto, um dos passos necessários é analisar o desempenho do projeto, incluindo as metas que foram colocadas no projeto. 

Observe então se o problema inicial foi resolvido e se correu de acordo com o que foi esperado. 

Além disso, você deve observar se o desempenho da equipe, atingiram os seus objetivos e pontualidade. 

Agora, chegou o momento de documentar todo o encerramento do projeto, garantindo que não tem nada inacabado, além de fornecer relatórios entre as partes. 

Por fim, realize uma análise final do seu projeto e leve em consideração o que ficou de aprendizado. 

Descobrir o que deu certo e o que deu de errado é essencial para que o mesmo não aconteça no projeto. 

Para finalizar tudo, contabilize o orçamento que foi utilizado e se sobrou algo. 

Depois desse post, espero que você tenha tudo o que precisa sobre a gestão de projetos e como ela pode ser importante na hora de gerenciar seus projetos. 

Caso tenha ficado alguma dúvida sobre o tema, deixe uma mensagem no espaço dos comentários para que eu possa lhe ajudar. 

Grande abraço e te espero no próximo post. 

Está buscando entender o que é gestão de projetos e como ele pode te ajudar a alcançar as metas da sua empresa ou mesmo do seu cliente? Esse post é para você. 

Através deste post darei todos os detalhes que precisa para compreender o que significa gestão de projetos e como você pode começar a colocá-lo em prática hoje mesmo. 

Boa leitura! 

Gestão de Projetos com Mário Trentim

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