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Execução da gestão de projetos, como fazer?

Com o planejamento bem-feito, chegou o momento de colocar a mão na massa e começar a execução da gestão de projetos. Mesmo que o planejamento seja importante, nada irá sair do lugar sem a execução e, portanto, é essencial a atenção nessa etapa. Entretanto, quanto melhor for o seu planejamento anterior melhor vai ser o […]

Data

13 de agosto de 2021

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Autor

Mário Trentim

Com o planejamento bem-feito, chegou o momento de colocar a mão na massa e começar a execução da gestão de projetos.

Mesmo que o planejamento seja importante, nada irá sair do lugar sem a execução e, portanto, é essencial a atenção nessa etapa.

Entretanto, quanto melhor for o seu planejamento anterior melhor vai ser o resultado do projeto.

No entanto, nem tudo são flores, já que a execução é o período em que as tensões tendem a aumentar.

Além disso, os relacionamentos interpessoais provocam muitos desafios aos participantes do projeto e quem administra também.

Execução da gestão de projetos – O que deve constar nele?

Para que a execução do projeto seja bem-feita, é necessário:

  • Monitorar e controlar o projeto conforme for definido;
  • Seguir o processo de aprovação caso seja necessários mudanças;
  • Participação do cliente;
  • Comprometimento dos membros da equipe com as entregas;
  • Gestão de riscos.

Além disso, na execução do projeto, como mencionei anteriormente, surge os primeiros desvios e a pressão sobe, causando o pânico em alguns membros.

Portanto, como gestor você precisa se utilizar de algumas habilidades e ferramentas, como:

  • Manter a equipe motivada;
  • Lidar com os conflitos;
  • Agilizar a tomada de decisão;
  • Identificar as causas de desvios e os problemas;
  • Saber colocar a dose certa de pressão.

Execução da gestão de projetos – Como fazer

#1 – Veja o escopo do projeto e alinhe a equipe:

Não comece a executar o projeto sem deixar claro para todos como o projeto deve ser feito.

Na verdade, é interessante que faça uma reunião para apresentar as metas e o plano de ação.

Além disso, você deve reservar um tempo para responder as dúvidas e assim abordar as preocupações da melhor maneira possível.

Uma dica que pode ser bem útil é criar um pôster, que é um documento que descreve o projeto que está sendo resolvido, mas, não é só isso.

Ou seja, você crie um pôster do projeto e vai mexendo conforme os resultados vão aumentando.

#2 – Análise as atividades que vão depender de outras:

É essencial que você identifique TODAS as tarefas que irão depender de outras para serem executadas.

O que isso quer dizer exatamente?

Bom, existem tarefas que não podem ser concluídas até que outras tarefas tenham sido realizadas e isso é chamada de dependência de tarefa.

Planejar bem esses detalhes pode te ajudar a executar o projeto melhor, em especial quando o projeto incluem algumas falhas como:

  • Recursos limitados;
  • Dependência de tarefa.

O ideal é poder identificar qual é a linha, dentro do seu projeto, que depende de outra.

Pense na situação como o famoso dominós.

Se acontecer algum tipo de atraso, pode acontecer de todo o projeto ficar prejudicado.

Assim, você consegue entender quais são essas etapas que podem respirar e outras que precisam ficar o mais próximo possível do cronograma.

#3 – Mobilizar sempre a sua equipe:

Reserve um tempo extra para que uma parte da equipe entregue o projeto para a outra.

O tempo extra vai ajudar a equipe que chegou a entrar no ritmo do projeto.

Além disso, você precisa manter as equipes que ainda não de fora do projeto atualizadas do status do projeto.

Inclusive, avise a todos caso o projeto sofra alterações, para que ninguém fique perdido quando forem assumir o controle.

Assim, todos terão uma compreensão melhor das coisas que estão acontecendo.

#4 – Execute as atividades com qualidade:

Nada mais é do que a concretização dos planos e o uso dos recursos disponibilizados pelas ações anteriores.

É uma ação, em geral, mantida pelo uso dos mecanismos de controle desenvolvidos e pelo emprego de metodologias específicas para análise e solução de problemas em frente das tendências que se apresentam para os resultados das atividades do projeto.

#5 – Execução da gestão de projetos – Verifique o progresso:

Para que você conclua com perfeição o projeto é preciso monitorá-lo com frequência e corrigir o curso quando for necessário.

Portanto, você pode agendar algumas reuniões regulares com as equipes.

Assim, durante essas reuniões você pode:

  • Resolver problemas;
  • Esclarecer qualquer confusão
  • Continuar empurrando em direção ao sucesso.

Além disso, você pode pedir feedback a equipe sobre o projeto e assim garantir que todos se sintam ouvidos, além de valorizados como colaboradores.

Dica extra

Visite o local da execução da gestão do projeto:

Sempre que possível, visite o local onde o projeto está sendo realizado.

Nesse caso, se o projeto envolve alguma montagem de equipamento ou mesmo obra é sempre bom dar uma passadinha para ver como anda tudo.

Essa visita pode te mostrar melhor como está as atividades, ajudando na tomada de decisões para melhorar o controle do projeto.

Meça os resultados:

A medição do projeto também é importante quando o projeto envolve produtos que foram planejados com especificações.

Mesmo os melhores sistemas de garantia de qualidade não conseguem oferecer total segurança, sendo essencial o controle físico.

Além disso, a equipe precisa estar pronta para possíveis mudanças, embora seja impossível prever algo do tipo.

Mas, ainda assim é necessário avaliar alterações de escopo, no custo, prazo, entre outros itens.

Depois desse post, espero que você tenha tudo o que precisa para compreender como é o processo de execução da gestão de projeto.

Caso tenha ficado com alguma dúvida, deixe uma mensagem no espaço dos comentários para que eu possa lhe ajudar.

Grande abraço e até o próximo post.

Gestão de Projetos com Mário Trentim

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