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Encerramento do Projeto: descubra como fazer

Depois de seguir todos os outros conteúdos criados, desde como criar um projeto, chegou o momento de fazer o encerramento do projeto.  Portanto, se você deseja saber como fazer isso, fique comigo, pois nesse post irei falar tudo o que precisa sobre.  Boa leitura!  Encerramento do Projeto – Descubra como fazer  As principais entregas durante […]

Data

23 de agosto de 2021

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Autor

Mário Trentim

Depois de seguir todos os outros conteúdos criados, desde como criar um projeto, chegou o momento de fazer o encerramento do projeto. 

Portanto, se você deseja saber como fazer isso, fique comigo, pois nesse post irei falar tudo o que precisa sobre. 

Boa leitura! 

Encerramento do Projeto – Descubra como fazer 

As principais entregas durante a fase de encerramento do projeto são três e irei dar detalhes de cada uma delas. 

Encerre o projeto: 

O principal objetivo de se encerrar o projeto é fazer o mesmo ser aprovado e então aceito pelo cliente. 

Assim, a partir do encerramento se incluem: 

  • Fechar as contas; 
  • Pagar notas; 
  • Redistribuir os equipamentos e as pessoas; 
  • Encontrar novas oportunidades para a equipe que esteve no projeto; 
  • Fechar as instalações; 
  • Fazer o relatório final. 

Com tantas coisas para serem feitas, normalmente se utiliza uma lista de verificação para garantir que as tarefas não sejam negligenciadas. 

Avaliação do desempenho: 

A avaliação de desempenho abrange o desempenho dos membros e do gerente do projeto. 

Para ajudar nessa avaliação pode-se falar com fornecedores e o cliente. 

Essas informações proporcionam dados importantes para o futuro. 

Por que irá acontecer o encerramento do projeto: 

  • Normal: O projeto foi concluído; 
  • Prematuro: Algumas partes do projeto foram eliminadas e por isso ele se encerrou antes do previsto; 
  • Perpétuo: Alguns projetos parecem simplesmente não ter fim e nesse caso, o projeto é encerrado, pois não está levando a lugar algum; 
  • Projeto fracassado: Esses são projetos mais simples de serem identificados e assim facilita o seu fechamento; 
  • Mudanças de prioridade: A empresa pode mudar de estratégia e então o projeto precisa ter o percurso alterado ou finalizado. 

Como você pode notar, cada tipo de projeto apresentam questões únicas. 

Nesse caso, podem ser necessário alguns ajustes ao processo de fechamento para conseguir acomodar o tipo de extinção de projeto que você está enfrentando. 

Atividades de Encerramento do Projeto: 

Durante a fase de encerramento do projeto existe muito trabalho que é considerado trivial e tedioso. 

Assim, a motivação pode vir a ser o principal desafio. 

Portanto, saiba que o desafio do gerente do projeto é manter a equipe focada nas atividades e na entrega do projeto concluído para o cliente. 

O ideal é comunicar com antecedência um plano e um cronograma de fechamento e avaliação. 

O processo de encerramento do projeto tende sempre a abarcar diversas atividades para encerrar os trabalhos. 

Muitas empresas tendem a criar longas listas de conclusão de projeto à medida que criam novos projetos. 

Essa opção é muito útil e garante que nada fique para trás. 

Elabore o relatório final: 

Aqui será necessário criar também o relatório final do projeto, onde será sintetizado o desempenho do projeto, com o fornecimento úteis para a melhoria contínua. 

Mesmo que esse relatório possa ser customizado de acordo com o projeto e a empresa, ele incluem alguns tópicos que são: 

Resumo executivo: 

De maneira bem simples o resumo enfatiza as principais conclusões e fatos pertinentes à implementação do projeto 

Ou seja, você precisa saber se as metas do projeto do cliente foi ou não satisfeita. 

Avaliação e análise: 

Aqui serão coletados os dados para poder registrar a história do projeto, o desempenho de gerenciamento e as lições aprendidas para melhorar nos próximos projetos. 

Essa análise vai precisar examinar em detalhes as causas de problemas, questões e sucessos. 

Recomendações: 

De maneira geral, as recomendações têm como foco apresentar as principais medidas de melhoria que precisam ser tomadas. 

Normalmente elas são de natureza técnica e se concentram na solução dos projetos que acabam surgindo. 

Lições aprendidas: 

Certamente as lições aprendidas sejam uma das contribuições mais importantes no processo de fechamento. 

Assim, elas precisam ser apresentadas de maneira sucinta e muito clara. 

Na maneira mais prática, as equipes de projetos novos que analisam os relatórios de projetos parecidos com ele acreditam nessa avaliação como proveitosa.  

Avaliação da equipe: 

Também aplicada durante a fase de encerramento do projeto, a avaliação do desempenho é essencial para poder estimular as mudanças de comportamento e auxiliar no desenvolvimento de carreira. 

Nesse caso, será necessário realizar uma avaliação que implica a mensuração por meio de critérios específicos. 

Mas, para realizar essa etapa é necessário que antes de iniciar um projeto se estabeleça expectativas, padrões, cultura organizacional de suporte e restrições. 

Algumas avaliações que podem ser feitas incluem: 

  • Processo de construção de equipe; 
  • Eficácia dos processos de decisão de grupo; 
  • Resolução de problemas; 
  • Coes]ao do grupo; 
  • Confiança entre os membros da equipe; 
  • Qualidade de informações trocadas. 

Avaliações individuais: 

Durante o processo de encerramento do projeto, o método de avaliação foca em habilidades mais técnicas e sociais que contribuíram para o projeto e a equipe. 

Por outro lado, algumas empresas só fazem uma conversa informal entre o gerente do projeto e o participante. 

Algumas dicas importantes para situações incluem: 

  • Peça para a pessoa avaliar as suas próprias contribuições no projeto; 
  • Evite fazer comparações com outros membros da equipe; 
  • Quando for criticar faça com exemplos específicos e não pessoal; 
  • Seja coerente e justo como trata todos os membros da equipe; 
  • Trate essa etapa apenas como um ponto de processo. 

– Lições aprendidas: 

Por fim, você precisa colocar as lições aprendidas que resulta em uma análise durante e logo depois do ciclo de vida do projeto. 

A ideia geral é detectar o aprendizado positivo e o negativo do projeto. 

Depois desse post, espero que tenha compreendido melhor como acontece o encerramento do projeto e como ele é feito. 

Caso tenha ficado com alguma dúvida, deixe uma mensagem no espaço dos comentários para que eu possa lhe ajudar. 

Grande abraço e te espero no meu próximo post. 

Gestão de Projetos com Mário Trentim

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